Public
Durée
Pré-requis

Toute personne souhaitant améliorer la qualité de ses écrits administratifs

14 heures réparties sur 2 journées de 7 heures

Cette formation ne nécessite pas de pré-requis

Objectif général


  • Acquérir les connaissances et les compétences nécessaires pour améliorer la qualité de ses écrits administratifs

Objectifs pédagogiques


  • Identifier les principes de base de la communication écrite
  • Repérer les obstacles à la compréhension d’un message écrit et les outils pour surmonter les obstacles
  • Maîtriser les principes des écrits administratifs
  • Appliquer les règles de lisibilité d’un écrit administratif
  • Appliquer les mentions obligatoires des documents administratifs
  • Organiser clairement des informations pour renforcer sa capacité à convaincre et à argumenter
  • Reconnaître les spécificités des différents écrits administratifs internes et externes

Démarche proposée


Chaque participant devra apporter au moins deux écrits administratifs rédigés dans le cadre de ses fonctions. Les courriers seront au préalable « anonymés » par les participants.

Identifier les principes de base de la communication écrite

  • Réflexion sur le cadre de référence des interlocuteurs dans l’interaction
  • Le malentendu et le dialogue de sourd
  • La communication pragmatique (les quatre principes fondamentaux)

Repérer les obstacles à la compréhension d’un message écrit et les outils pour surmonter les obstacles

  • L’échange et l’intercompréhension
  • La cohérence du discours
  • Le contexte
  • Le savoir commun
  • La co-construction du message

Maitriser les principes des écrits administratifs

  • Les objectifs des écrits administratifs
  • Les huit principes de l’écriture administrative
    • L’obligation de réponse
    • Le respect de la hiérarchie
    • La responsabilité
    • L’objectivité
    • La précision
    • L’obligation de réserve
    • La politesse et la courtoisie
    • La clarté

Appliquer les règles de lisibilité des écrits administratifs

  • Les techniques pour optimiser la lisibilité
  • Les techniques pour rompre la monotonie
  • Les techniques pour améliorer son style
  • L’élimination des incorrections
    • Supprimer les néologismes
    • Supprimer les pléonasmes
    • Supprimer les barbarismes
    • Supprimer les fautes relatives aux prépositions
    • Utiliser à bon escient les paronymes
  • Utiliser le vocabulaire administratif
  • Personnaliser un texte (règles de l’intérêt humain)
  • Identifier les règles de la ponctuation
  • Connaître les principes généraux de l’utilisation de la majuscule dans les écrits administratifs
  • Comment nommer le destinataire d’une lettre ?
  • Comment utiliser les formules de politesse ?

Appliquer les mentions obligatoires des documents administratifs

  • Le timbre
  • La date et le lieu
  • L’objet
  • Les références
  • Les pièces jointes
  • La suscription
  • La signature

Organiser clairement des informations pour renforcer sa capacité à convaincre et à argumenter

  • Analyser la situation de communication : Qui écrit, A qui, Comment (quel type d’écrit, quelles contraintes) et pour quoi faire (quelle est la demande, quels sont les besoins du destinataire)
  • Argumenter
    • Distinguer une opinion d’un fait
    • Définir les principaux arguments et leurs rôles
  • Se donner un ou des objectifs clairs : informer et/ou expliquer, et/ou convaincre et/ou faire agir
  • Choisir le type de document à réaliser
  • Choisir un plan adapté et organiser des informations dans un paragraphe
    • Classer
    • Hiérarchiser
    • Relier logiquement les idées (utiliser des connecteurs à bon escient)
  • Rédiger une introduction, une conclusion

Reconnaître les spécificités des différents écrits administratifs internes et externes (liste non exhaustive)

  • Les spécificités des courriers internes
    • La note administrative
    • Le compte rendu de réunion
    • Le procès-verbal
    • La note d’information
    • La note de synthèse
    • Le rapport
  • Les spécificités des courriers externes
    • Le communiqué de presse et l’avis
    • La lettre de relance
    • La lettre circulaire
    • La lettre type
    • La télécopie
    • La lettre confidentielle
    • Le courrier électronique

Moyens mis en œuvre


  • Apport théoriques suivis d’échanges
  • Analyse d’écrits commerciaux apportés par les stagiaires
  • Etudes de cas et exercices pratiques sous forme d’atelier écriture
  • Support de stage qui sera un outil d’aide au quotidien