Public
Durée
Pré-requis

Toute personne ayant à animer des réunions

21 heures réparties sur 3 journées de 7 heures

Cette formation ne nécessite pas de pré-requis

Objectif général


  • Optimiser l’efficacité de ses réunions en termes de transmission de l’information, d’échanges et de prises de décision

Objectifs pédagogiques


  • Organiser une réunion en amont
  • Se préparer à prendre la parole en réunion
  • Conduire et réguler la réunion
  • Gérer les collaborateurs difficiles lors d’une réunion
  • Conclure la réunion

Démarche proposée


Les pré-requis à la conduite de réunion

  • Identifier les différents types de réunion
  • Repérer les différents types d’animation
  • Reconnaître son style managérial en lien avec son style d’animation
  • Appréhender les différentes phases de la réunion et le style d’animation correspondant
  • Evaluer les niveaux de compétence et de motivation des participants pour définir le style d’animation

Organiser la réunion en amont

  • Etudier la pertinence de la réunion
  • Définir des objectifs de réunion
  • Choisir éventuellement un délégataire pour mieux animer ses réunions
  • Construire un ordre du jour
  • Etablir la liste du matériel et de la logistique
  • Anticiper l’accueil des participants

Se préparer à prendre la parole en réunion

  • Structurer efficacement son exposé
  • Que dire dès les premières minutes ?
  • Choisir une argumentation adaptée
  • Gérer la voix, le geste, le regard, la respiration
  • Recevoir le feedback des autres participants
  • Anticiper les questions et les objections des collaborateurs

Conduire et réguler la réunion

  • Qu’est-ce que la dynamique de groupe ?
  • Savoir s’adapter au groupe et aux individus
  • Impliquer les participants
  • Stimuler les échanges
  • Faire preuve d’autorité pour canaliser les échanges
  • Utiliser les ressources de son public
  • Développer ses capacités d’écoute passive et active (approche centrée sur la personne)
  • Utiliser un langage affirmatif
  • Manier l’art du questionnement, de la relance, de la reformulation et de la synthèse
  • Ouvrir une réunion
  • Redémarrer après une interruption
  • Gérer la période des questions
  • Traiter les objections

Gérer les collaborateurs difficiles lors d’une réunion

  • Identifier les profils difficiles (l’agressif, le bavard, le hors-sujet, le saboteur, le muet…) et ajuster son mode de communication
  • Anticiper et traiter les conflits

Conclure la réunion

  • Proposer une synthèse finale
  • Récapituler des actions à mener
  • Rédiger un compte rendu et le communiquer
  • Mesurer l’adéquation entre les objectifs fixés et les résultats obtenus

Élaborer son plan d'actions

  • Identifier ses axes d'amélioration
  • Se fixer des objectifs de progrès réalistes : la méthode des petits pas

Moyens mis en œuvre


  • Apports théoriques sous forme d’exposés suivis d’échanges
  • Exercices pratiques
  • Jeux de rôle (vidéo avec débriefing)
  • Etudes de cas à partir des situations professionnelles proposées par les participants ou le formateur
  • Support de stage qui sera un outil d’aide au quotidien