Public
Durée
Pré-requis

Toute personne souhaitant optimiser la gestion de ses e-mails

7 heures réparties sur 1 journée de 7 heures

Avoir suivi la formation « Outlook » ou avoir passé un test de positionnement

Objectif général


  • Optimiser la gestion des e-mails

Objectifs pédagogiques


  • Analyser l’utilisation des e-mails en contexte professionnel
  • Organiser sa messagerie
  • Répondre efficacement

Démarche proposée


Analyser l’utilisation des e-mails en contexte professionnel

  • Identifier les avantages et les inconvénients de la communication électronique
  • S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique au regard des autres moyens de communication
  • Différencier les types de mail
  • Analyser son propre comportement d’utilisation des e-mails

Organiser sa messagerie

  • Trier et classer ses messages
  • Filtrer les messages indésirables
  • Gérer les listes de diffusion
  • Définir une stratégie d’archivage des messages
  • Assurer un suivi des messages

Répondre efficacement

  • Se réserver des plages horaires de traitement des messages
  • Définir les délais de traitement
  • Rédiger des messages pertinents
    • Définir explicitement l’objet du message
    • Améliorer son style pour favoriser la compréhension du message
    • Respecter les règles de politesse
    • Soigner la présentation
  • Identifier ses destinataires
    • Cibler le destinataire
    • Utiliser à bon escient les fonctions "transfert", "copie", "copie cachée"
    • Accuser réception des e-mails reçu

Moyens mis en œuvre


  • Apports théoriques sous forme d’exposés suivis d’échanges
  • Exercices pratiques sur micro-ordinateurs (1 poste par stagiaire)
  • Etudes de cas à partir des situations professionnelles proposées par les participants ou le formateur
  • Support de stage qui sera un outil d’aide au quotidien