Public
Durée
Pré-requis
Participants

Managers des services généraux souhaitant renforcer leurs connaissances

Toutes personnes voulant orienter leur carrière vers la fonction de manager des services généraux

49 heures réparties sur 7 journées de 7 heures (4 jours + 3 jours)

Cette formation ne nécessite pas de pré-requis

Stage inter-entreprises (min. 3 participants - max. 12 participants)

Stage intra-entreprise (max. 12 participants)

Objectif général


  • Allier performance économique et qualité de service

Objectifs pédagogiques


A l’issue de la formation le stagiaire sera capable de :

  • Appréhender la fonction de manager des services généraux dans sa globalité
  • Optimiser sa communication avec l’équipe, les clients internes, les prestataires
  • Réussir sa communication projet
  • Manager l'équipe des services généraux et assurer le développement de ses collaborateurs
  • Piloter son activité
  • Manager les prestataires externes
  • Construire et optimiser le budget des services généraux

Démarche proposée


Jour 1

Accueil des stagiaires

Introduction à la formation

  • Rappel des objectifs de la formation
  • Présentation du programme de la formation
  • Tour de table : recueil des attentes des stagiaires

Appréhender la fonction de manager des services généraux dans sa globalité

  • Identifier les métiers associés aux services généraux et définir son positionnement
  • Evaluer les conséquences de l’évolution de l’environnement économique, technique, réglementaire de l’entreprise sur les services généraux
    • Examiner les changements et les évolutions de la fonction
    • S’adapter pour participer à la stratégie de son entreprise
    • Comprendre le rôle d’interface des services généraux
    • Identifier les moyens gérés par les services généraux
    • Mesurer les enjeux de la réduction et de l’optimisation des coûts
    • Identifier les principes de l’externalisation
    • Connaitre la législation et la réglementation HSE (Hygiène Sécurité Environnement)
  • Optimiser l’organisation des services généraux (Lots séparés, Multi technique, Multi service, Facility management)
  • Promouvoir l’image interne des services généraux pour optimiser ses actions

Consolidation des acquis

  • Intégrer les connaissances nouvelles aux connaissances précédentes
  • Identifier ses axes d’amélioration et élaborer son plan d’action

Jour 2 et 3

Mobilisation des acquis du jour 1

Optimiser la communication avec l’équipe

  • Conduire les objectifs de l’équipe tout en développant un relationnel de qualité
  • Sensibiliser son équipe à la relation « clients » internes et prestataires externes

Optimiser la communication avec les clients internes

  • Identifier les différentes catégories de clients internes
  • Gérer les demandes des clients internes
    • Savoir écouter pour bien comprendre la demande
    • Assurer un suivi avec reporting auprès des clients (traçabilité)
    • Savoir dire non en respectant le client interne
  • Contractualiser
    • Prendre des engagements précis en terme de qualité, de coût et délais
    • Construire une offre de service sous la forme d’un catalogue de prestation
  • Établir des procédures claires pour faciliter le traitement des demandes
  • Se doter une organisation interactive et efficace
  • Gérer les dysfonctionnements et les réclamations dans une démarche d’amélioration continue
  • Réaliser une enquête satisfaction auprès des clients internes

Optimiser la communication avec les prestataires

  • Établir une relation de confiance et travailler en transparence
  • Créer une relation de co-dépendance durable
  • Gérer les dysfonctionnements et les réclamations dans une démarche d’amélioration continue
  • Réaliser une enquête satisfaction auprès des prestataires

Réussir sa communication projet

  • Présenter son projet avec conviction
  • Défendre ses idées et emporter l’adhésion de ses interlocuteurs

Consolidation des acquis

  • Intégrer les compétences nouvelles aux compétences précédentes
  • Identifier ses axes d'amélioration et élaborer son plan d’action

Jour 4 et 5

Mobilisation des acquis du jour 2 et 3

Manager l'équipe des services généraux et assurer le développement de ses collaborateurs

  • Définir les rôles et missions du manager auprès de son équipe
  • Appréhender les différents styles de management
  • Manager par les objectifs
  • Manager par les compétences
  • Savoir Motiver
  • Savoir déléguer
  • Intégrer la démarche RSE à son management

Piloter son activité

  • Utiliser les outils de planification des tâches (Gantt)
  • Construire des tableaux de bord pertinents
  • Elaborer des feuilles de route
  • Utiliser efficacement son temps
  • Définir ses axes de progrès

Manager les prestataires externes

  • Définir les contours de la relation contractuelle
  • Exercer son leadership pour mettre en mouvement les prestataires
  • Manager le risque lié à la sous-traitance
  • Assurer le suivi et l’évaluation des prestataires
  • S’inscrire dans une démarche d’amélioration continue

Consolidation des acquis

  • Intégrer les compétences nouvelles aux compétences précédentes
  • Identifier ses axes d'amélioration et élaborer son plan d’action

Jour 6 et 7

Mobilisation des acquis du jour 4 et 5

Construire et optimiser le budget des services généraux

  • Prendre en compte les contraintes économiques de l’entreprise et leur impact sur les services généraux
  • Définir des indicateurs de coût pertinents
  • Collecter et analyser des bases de données externes pour optimiser les achats
  • Présenter son budget
  • Mettre en place des tableaux de bord et de suivi d’activités
  • Mettre en place les gestes éco-citoyens au sein de l'entreprise
  • Adapter les objectifs et le plan d’action au cours de l’exercice budgétaire

Consolidation des acquis

  • Intégrer les compétences nouvelles aux compétences précédentes
  • Identifier ses axes d'amélioration et élaborer son plan d’action

Evaluation de la formation

  • Tour de table, questionnaire d’évaluation de fin de stage

Modalités pédagogiques


  • Exposé et démonstration
  • Autodiagnostic
  • Exercices
  • Etudes de cas

Remise d'une attestation


Remise des attestations de fin de stage