Public
Durée
Pré-requis
Participants
Toute personne ayant à gérer et organiser des actions de communication événementielle
Objectif général
- Toute personne ayant à gérer et organiser des actions de communication événementielle
Objectifs pédagogiques
A l’issue de la formation le stagiaire sera capable de :
- Aligner ses actions de communication événementielle sur la stratégie de l’entreprise
- Développer les relations publiques
- Concevoir et rédiger un plan de communication événementielle
- Réussir sa communication autour de l'événement
- Assurer le jour J
- Évaluer « l’impact » de l'événement
Démarche proposée
Jour 1
Accueil des stagiaires
Introduction à la formation
- Rappel des objectifs de la formation
- Présentation du programme de la formation
- Tour de table : recueil des attentes des stagiaires
Aligner ses actions de communication événementielle sur la stratégie de l’entreprise
- Qu’est-ce qu’un événement ?
- Qu’est-ce que la communication événementielle ?
- Reconnaître les atouts et les limites de l’événementiel pour l’entreprise
- Repérer les différents types d’événements de la communication externe
- Les salons, les foires et expositions
- Les conférences, les colloques et congrès
- Les autres types d’événements (manifestations culturelles, sportives…)
Développer les relations publiques
- Positionner les relations publiques par rapport aux autres techniques de communication
- Identifier les forces et faiblesses des relations publiques
- Lier relations publiques et communication institutionnelle
- Développer les relations média
- Fichier presse, interview, conférence de presse
- Communiqué de presse, dossier de presse
- Développer les relations hors média
- Mécénat, sponsoring…
Consolidation des acquis
- Intégrer les connaissances nouvelles aux connaissances précédentes
- Identifier ses axes d’amélioration et élaborer son plan d’action
Jour 2
Mobilisation des acquis du jour 1
Concevoir et rédiger un plan de communication événementielle
- Qu’est-ce qu’un plan de communication ?
- Pourquoi un plan de communication ?
- Définir le ou les objectifs de communication
- Intégrer l'événement dans la stratégie de communication de l'institution
- Dresser un état des lieux de l’existant
- Identifier les enjeux et avantages retirés d'un événement réussi
- Valider l'opportunité de monter un événement
- Evaluer la faisabilité du plan de communication
- Identifier les parties impliquées
- Evaluer les moyens disponibles (les ressources humaines, logistiques…)
- Mesurer les limitations à l’action de communication
- Déterminer qui fait quoi ?
- Analyser, définir, hiérarchiser les publics cibles
- Identifier les cibles internes et externes, les relations privilégiées
- Mettre en exergue les messages à décliner en fonction des groupes cibles
- Planifier et organiser
- Etablir une ligne du temps (plan de communication visuel)
- Construire un rétroplanning de l’action de communication et des tableaux de bord opérationnels (par groupe cible et/ou par objectif)
- Contrôler régulièrement ses actions de communication sur la base de l’analyse des groupes cibles
- Mesurer les écarts entre analyse et conclusion
Consolidation des acquis
- Intégrer les compétences nouvelles aux compétences précédentes
- Identifier ses axes d'amélioration et élaborer son plan d’action
Jour 3
Mobilisation des acquis du jour 2
- Optimiser le rapportage
- Mobiliser les équipes en interne
- Organiser la remontée des informations
- Choisir la ou les présentations appropriées
- Soumettre le plan au comité de pilotage du projet
- Débriefer et évaluer
- Prendre conscience des enjeux de l’évaluation de la communication
- Choisir le bon outil d'évaluation
- Faire de son tableau de bord un outil d'anticipation
- Analyser les écarts entre les objectifs visés, le budget alloué, le planning prévu et les résultats obtenus
- Proposer des mesures correctives et exploiter les résultats pour faire les bons arbitrages
- Communiquer les résultats de l’évaluation de la communication
Réussir sa communication autour de l'événement
- Préparer et envoyer les invitations
- Établir un suivi des réponses et relancer
- Choisir les bons supports de communication
- Vérifier avant le jour J : signalétique ; agencement ; accueil...
Consolidation des acquis
- Intégrer les compétences nouvelles aux compétences précédentes
- Identifier ses axes d'amélioration et élaborer son plan d’action
Jour 4
Mobilisation des acquis du jour 3
Assurer le jour J
- Accueillir les intervenants, les invités…
- Se rendre disponible pour prendre en compte les demandes spécifiques
- Assumer son rôle de coordinateur
- Assurer les relations publiques
Évaluer « l’impact » de l'événement
- Mesurer les retombées en termes « d’image » institutionnelle
- Consolider sa base de données en vue d'une éventuelle suite
- Valoriser l'événement en interne
- Conserver une trace de l’événement
- Publier des actes, élargir par la publication le champ de la manifestation
Consolidation des acquis
- Intégrer les compétences nouvelles aux compétences précédentes
- Identifier ses axes d'amélioration et élaborer son plan d’action
Evaluation de la formation
- Tour de table, questionnaire d’évaluation de fin de stage
Modalités pédagogiques
- Exposé et démonstration
- Autodiagnostic
- Exercices
Remise d'une attestation
Remise des attestations de fin de stage