Public
Durée
Pré-requis
Participants

Toute personne ayant à gérer et organiser des actions de communication événementielle

28 heures réparties sur 4 journées de 7 heures

Cette formation ne nécessite pas de pré-requis

Stage inter-entreprises (min. 3 participants - max. 12 participants)

Stage intra-entreprise (max. 12 participants)

Objectif général


  • Toute personne ayant à gérer et organiser des actions de communication événementielle

Objectifs pédagogiques


A l’issue de la formation le stagiaire sera capable de :

  • Aligner ses actions de communication événementielle sur la stratégie de l’entreprise
  • Développer les relations publiques
  • Concevoir et rédiger un plan de communication événementielle
  • Réussir sa communication autour de l'événement
  • Assurer le jour J
  • Évaluer « l’impact » de l'événement

Démarche proposée


Jour 1

Accueil des stagiaires

Introduction à la formation

  • Rappel des objectifs de la formation
  • Présentation du programme de la formation
  • Tour de table : recueil des attentes des stagiaires

Aligner ses actions de communication événementielle sur la stratégie de l’entreprise

  • Qu’est-ce qu’un événement ?
  • Qu’est-ce que la communication événementielle ?
  • Reconnaître les atouts et les limites de l’événementiel pour l’entreprise
  • Repérer les différents types d’événements de la communication externe
    • Les salons, les foires et expositions
    • Les conférences, les colloques et congrès
    • Les autres types d’événements (manifestations culturelles, sportives…)

Développer les relations publiques

  • Positionner les relations publiques par rapport aux autres techniques de communication
  • Identifier les forces et faiblesses des relations publiques
  • Lier relations publiques et communication institutionnelle
  • Développer les relations média
    • Fichier presse, interview, conférence de presse
    • Communiqué de presse, dossier de presse
  • Développer les relations hors média
    • Mécénat, sponsoring…

Consolidation des acquis

  • Intégrer les connaissances nouvelles aux connaissances précédentes
  • Identifier ses axes d’amélioration et élaborer son plan d’action

Jour 2

Mobilisation des acquis du jour 1

Concevoir et rédiger un plan de communication événementielle

  • Qu’est-ce qu’un plan de communication ?
    • Pourquoi un plan de communication ?
  • Définir le ou les objectifs de communication
    • Intégrer l'événement dans la stratégie de communication de l'institution
    • Dresser un état des lieux de l’existant
    • Identifier les enjeux et avantages retirés d'un événement réussi
    • Valider l'opportunité de monter un événement
  • Evaluer la faisabilité du plan de communication
    • Identifier les parties impliquées
    • Evaluer les moyens disponibles (les ressources humaines, logistiques…)
    • Mesurer les limitations à l’action de communication
    • Déterminer qui fait quoi ?
  • Analyser, définir, hiérarchiser les publics cibles
    • Identifier les cibles internes et externes, les relations privilégiées
    • Mettre en exergue les messages à décliner en fonction des groupes cibles
  • Planifier et organiser
    • Etablir une ligne du temps (plan de communication visuel)
    • Construire un rétroplanning de l’action de communication et des tableaux de bord opérationnels (par groupe cible et/ou par objectif)
  • Contrôler régulièrement ses actions de communication sur la base de l’analyse des groupes cibles
    • Mesurer les écarts entre analyse et conclusion

Consolidation des acquis

  • Intégrer les compétences nouvelles aux compétences précédentes
  • Identifier ses axes d'amélioration et élaborer son plan d’action

Jour 3

Mobilisation des acquis du jour 2

  • Optimiser le rapportage
    • Mobiliser les équipes en interne
    • Organiser la remontée des informations
    • Choisir la ou les présentations appropriées
    • Soumettre le plan au comité de pilotage du projet
  • Débriefer et évaluer
    • Prendre conscience des enjeux de l’évaluation de la communication
    • Choisir le bon outil d'évaluation
    • Faire de son tableau de bord un outil d'anticipation
    • Analyser les écarts entre les objectifs visés, le budget alloué, le planning prévu et les résultats obtenus
    • Proposer des mesures correctives et exploiter les résultats pour faire les bons arbitrages
    • Communiquer les résultats de l’évaluation de la communication

Réussir sa communication autour de l'événement

  • Préparer et envoyer les invitations
  • Établir un suivi des réponses et relancer
  • Choisir les bons supports de communication
  • Vérifier avant le jour J : signalétique ; agencement ; accueil...

Consolidation des acquis

  • Intégrer les compétences nouvelles aux compétences précédentes
  • Identifier ses axes d'amélioration et élaborer son plan d’action

Jour 4

Mobilisation des acquis du jour 3

Assurer le jour J

  • Accueillir les intervenants, les invités…
  • Se rendre disponible pour prendre en compte les demandes spécifiques
  • Assumer son rôle de coordinateur
  • Assurer les relations publiques

Évaluer « l’impact » de l'événement

  • Mesurer les retombées en termes « d’image » institutionnelle
  • Consolider sa base de données en vue d'une éventuelle suite
  • Valoriser l'événement en interne
  • Conserver une trace de l’événement
  • Publier des actes, élargir par la publication le champ de la manifestation

Consolidation des acquis

  • Intégrer les compétences nouvelles aux compétences précédentes
  • Identifier ses axes d'amélioration et élaborer son plan d’action

Evaluation de la formation

  • Tour de table, questionnaire d’évaluation de fin de stage

Modalités pédagogiques


  • Exposé et démonstration
  • Autodiagnostic
  • Exercices

Remise d'une attestation


Remise des attestations de fin de stage