Public
Durée
Pré-requis

Assistant(e) de gestion et toute personne en charge de la gestion documentaire (classement et archivage)

7 heures réparties sur une journée

Cette formation ne nécessite pas de pré-requis

Objectif général


  • Optimiser le classement et l’archivage des documents à partir d’une méthode efficace

Objectifs pédagogiques


  • Connaître les enjeux d’un système de classement efficace
  • Faire l'état des lieux du classement existant
  • Choisir une méthode de classement pertinente en fonction de l’information à traiter
  • Restructurer le classement actuel
  • Organiser le classement sur son micro-ordinateur
  • Appliquer les principes de l’archivage
  • Rédiger son plan d’action

Démarche proposée


Connaître les enjeux d’un système de classement efficace

  • Identifier les enjeux d’un système de classement efficace pour l’entreprise, son service
  • Cerner les enjeux d’un système de classement efficace pour soi
  • Définir les objectifs et caractéristiques d’un classement performant

Faire l'état des lieux du classement existant

  • Analyser l’information à traiter au sein de son service
  • Faire l'inventaire des dossiers
  • Sélectionner les dossiers à conserver et à restructurer

Choisir une méthode de classement pertinente en fonction de l’information à traiter

  • Alphabétique (norme AFNOR)
  • Numérique
  • Thématique ou idéologique
  • Géographique

Restructurer le classement actuel

  • Valider les titres  
  • Indexer les dossiers : codes, couleurs…
  • Choisir un emplacement

Organiser le classement sur son micro-ordinateur

  • Coordonner classement papier et classement numérique
  • Organiser l’arborescence
  • Créer des dossiers et sous dossiers
  • Organiser sa messagerie
  • Gagner du temps grâce aux liens hypertextes

Appliquer les principes de l’archivage

  • Connaitre les 3 catégories d’archives
  • Respecter la durée légale de conservation des documents
  • Définir le lieu de l’archivage
  • Déterminer les supports d’archivage

Rédiger son plan d’action  

Formaliser les actions à mettre en œuvre pour élaborer son plan de classement

Moyens mis en œuvre


  • Apports théoriques suivis d’échange
  • Exercices d’application et cas pratiques
  • Support de stage qui sera un outil d’aide au quotidien