Public
Durée
Pré-requis
Assistant(e) de gestion et toute personne en charge de la gestion documentaire (classement et archivage)
Objectif général
- Optimiser le classement et l’archivage des documents à partir d’une méthode efficace
Objectifs pédagogiques
- Connaître les enjeux d’un système de classement efficace
- Faire l'état des lieux du classement existant
- Choisir une méthode de classement pertinente en fonction de l’information à traiter
- Restructurer le classement actuel
- Organiser le classement sur son micro-ordinateur
- Appliquer les principes de l’archivage
- Rédiger son plan d’action
Démarche proposée
Connaître les enjeux d’un système de classement efficace
- Identifier les enjeux d’un système de classement efficace pour l’entreprise, son service
- Cerner les enjeux d’un système de classement efficace pour soi
- Définir les objectifs et caractéristiques d’un classement performant
Faire l'état des lieux du classement existant
- Analyser l’information à traiter au sein de son service
- Faire l'inventaire des dossiers
- Sélectionner les dossiers à conserver et à restructurer
Choisir une méthode de classement pertinente en fonction de l’information à traiter
- Alphabétique (norme AFNOR)
- Numérique
- Thématique ou idéologique
- Géographique
Restructurer le classement actuel
- Valider les titres
- Indexer les dossiers : codes, couleurs…
- Choisir un emplacement
Organiser le classement sur son micro-ordinateur
- Coordonner classement papier et classement numérique
- Organiser l’arborescence
- Créer des dossiers et sous dossiers
- Organiser sa messagerie
- Gagner du temps grâce aux liens hypertextes
Appliquer les principes de l’archivage
- Connaitre les 3 catégories d’archives
- Respecter la durée légale de conservation des documents
- Définir le lieu de l’archivage
- Déterminer les supports d’archivage
Rédiger son plan d’action
Formaliser les actions à mettre en œuvre pour élaborer son plan de classement
Moyens mis en œuvre
- Apports théoriques suivis d’échange
- Exercices d’application et cas pratiques
- Support de stage qui sera un outil d’aide au quotidien