Référentiel des formations

Objectif général

• Optimiser le classement et l’archivage des documents à partir d’une méthode efficace

Objectifs pédagogiques

• Connaître les enjeux d’un système de classement efficace
• Faire l'état des lieux du classement existant
• Choisir une méthode de classement pertinente en fonction de l’information à traiter
• Restructurer le classement actuel
• Organiser le classement sur son micro-ordinateur
• Appliquer les principes de l’archivage
• Rédiger son plan d’action

Démarche proposée

Connaître les enjeux d’un système de classement efficace

• Identifier les enjeux d’un système de classement efficace pour l’entreprise, son service
• Cerner les enjeux d’un système de classement efficace pour soi
• Définir les objectifs et caractéristiques d’un classement performant

Faire l'état des lieux du classement existant

• Analyser l’information à traiter au sein de son service
• Faire l'inventaire des dossiers
• Sélectionner les dossiers à conserver et à restructurer

Choisir une méthode de classement pertinente en fonction de l’information à traiter

• Alphabétique (norme AFNOR)
• Numérique
• Thématique ou idéologique
• Géographique

Restructurer le classement actuel

• Valider les titres  
• Indexer les dossiers : codes, couleurs…
• Choisir un emplacement

Organiser le classement sur son micro-ordinateur

• Coordonner classement papier et classement numérique
• Organiser l’arborescence
• Créer des dossiers et sous dossiers
• Organiser sa messagerie
• Gagner du temps grâce aux liens hypertextes

Appliquer les principes de l’archivage

• Connaitre les 3 catégories d’archives
• Respecter la durée légale de conservation des documents
• Définir le lieu de l’archivage
• Déterminer les supports d’archivage

Rédiger son plan d’action  

Formaliser les actions à mettre en œuvre pour élaborer son plan de classement

Moyens mis en œuvre

• Apports théoriques suivis d’échange
• Exercices d’application et cas pratiques
• Support de stage qui sera un outil d’aide au quotidien